Privacyverklaring

Uw persoonsgegevens worden beschermd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Haptonomie Maasland houdt zich aan de eisen van de AVG en hieronder staat uitgewerkt wat dit in de praktijk inhoudt. Lees deze informatie a.u.b. zorgvuldig.

De AVG op hoofdlijnen

De therapiepraktijk

– In deze praktijk worden door uw therapeut diverse persoonsgegevens van u verwerkt. Deze noodzakelijkheid heeft tot doel om de therapeutische behandeling, dossierverplichting en de financiële afhandeling correct te laten verlopen.
– Er worden in principe géén persoonsgegevens of persoonlijke gegevens voor andere doeleinden dan genoemde verwerkt of uitgewisseld met derden.
– Uw gegevens zijn goed beveiligd tegen onbevoegde toegang.
– Uw gegevens kennen een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar.

U als betrokkene

– U heeft het recht om te weten of en welke persoonsgegevens van u verwerkt worden. Ook heeft u recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
– In sommige gevallen is het zinvol dat persoonlijke gegevens van de cliënt en inzichten uit het behandel- of coachingstraject worden overlegd met anderen (bijvoorbeeld verwijzer, huisarts, specialist, of psycholoog). U bepaalt of en zo ja welke informatie aan derden kan worden doorgegeven.

De AVG nader uitgewerkt

1. Uw persoonsgegevens in de administratie
2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier
3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult
4. Uw gegevens op de nota
5. Privacy in de correspondentie
6. Privacy aan de voordeur
7. Privacy in de wachtkamer
8. Privacy in de spreekkamer
9. Beveiliging digitale gegevens

1. Uw persoonsgegevens in onze administratie

1.1 Uw therapeut is verplicht om vast te stellen dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit. Daartoe toont u ons uw ID-kaart, paspoort of rijbewijs.
1.2 Om voor (gedeeltelijke) vergoeding door uw ziektekostenverzekering in aanmerking te komen worden op uw nota uw persoonsgegevens en verzekeringsgegevens vermeld. U dient uw verzekeringsbewijs te tonen om deze gegevens te kunnen registreren. Uw BSN wordt niet geregistreerd.
1.3 Uw persoonsgegevens staan in uw dossier (zie punt 2).
1.4 Een kopie van elke nota wordt opgeslagen in een beveiligde computer (zie punt 8, Beveiliging digitale gegevens).

2. Uw persoonlijke gegevens in een dossier

2.1 Uw therapeut is door de beroepsorganisaties, zorgverzekeringen en wetgeving verplicht een registratie en dossier bij te houden van uw persoonsgegevens en uw persoonlijke gegevens.
2.2 Dit dossier bevat de behandelingsovereenkomst en aantekeningen van de sessies en wordt opgeslagen in een beveiligde computer.
2.3 Uw dossier kent een wettelijk bewaartermijn van 15 jaar (vanaf de laatste behandeling).
2.4 U heeft recht op inzage, aanpassing en (gedeeltelijke) verwijdering van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad en dit past binnen “goed hulpverlenerschap”).
2.5 Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens, die bij het uitoefenen van het beroep bekend raken. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd. Slechts pas na uw schriftelijke toestemming kunnen bepaalde gegevens met derden gedeeld worden.
2.6 U bepaalt zelf of het verstandig is of informatie uit het dossier aan derden kan worden doorgegeven. Over de wenselijkheid daarvan kunt u hulp en advies inwinnen bij uw therapeut.
2.7 Er bestaan situaties waarin het beroepsgeheim kan worden doorbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.

 3. Uw persoonlijke gegevens bij betaling van een consult

3.1 U rekent in beginsel elke sessie per keer af, tenzij anders overeengekomen. Betaling geschiedt achteraf of contant en u ontvangt een nota voor uw administratie.
3.2 Een betaling via een (eenmalige) overschrijving per bank vermeldt uw naam op onze afschriften en on-line bankgegevens, anders zou niet vast te stellen zijn wie geld heeft overgemaakt.
3.3 Iedere betaling wordt vastgelegd in de financiële administratie. De belastingdienst kan hierdoor bij een eventuele controle uw naam in de financiële administratie tegenkomen. De boekhouding wordt in eigen beheer gedaan.

4. Uw gegevens op de nota

4.1 Na elke sessie ontvangt u een nota. Wilt u in aanmerking komen voor een (gedeeltelijke) vergoeding van de behandeling, dan wil uw ziektekostenverzekering een aantal gegevens van u op de nota terugzien wanneer u deze aanlevert. Dat is de reden waarom daarop niet alleen uw naam en adres vermeld staan, maar ook uw  geboortedatum, verzekeringsmaatschappij en uw relatienummer. Wanneer u uw nota indient bij uw zorgverzekeraar raakt het vragen van hulp (de verrichting) bekend. De inhoud van de behandeling raakt niet bekend, in het kader van het beroepsgeheim wordt hier niet over gecommuniceerd met de vergoedende instantie.
4.2 Wanneer uw werkgever de nota betaalt, dan raakt uw naam en de datum van uw bezoek aan de praktijk bekend, maar ook hier geldt dat op de inhoud van de gesprekken beroepsgeheim rust, en dus nooit opvraagbaar is door de betalende partij.
4.3 Een nota voor personal coaching bevat uitsluitend de gegevens die u of uw bedrijf daar op vermeld wilt zien, maar geen inhoudelijke informatie over de behandeling.
4.4 U kunt aangeven of u de nota uitgeprint overhandigd wenst te ontvangen, of dat u deze in PDF via de mail wilt ontvangen. In het laatste geval kunt u aangeven of dit per gewone mail kan, of dat u dit via de beveiligde mailbox van de praktijk naar uw beveiligde mailbox wil laten verzenden, al dan niet voorzien van encryptie.

5. Privacy in de correspondentie

5.1 E-mails over algemene zaken als datum, bevestiging of wijziging van een afspraak kunt u mailen naar info@haptonomiemaasland.nl.
5.2 Wanneer u persoonlijke gegevens wilt mailen, dan kunt u op https://protonmail.com/nl/signup een gratis basisaccount (met mogelijkheid tot encryptie) maken om op deze wijze de gegevens te kunnen mailen naar onze eigen beveiligde mailbox, met het adres info@haptonomiemaasland.nl. U kunt uw therapeut telefonisch benaderen voor meer toelichting.
5.3 Schriftelijke correspondentie via PostNL wordt in de brievenbus van de praktijk ontvangen. Deze wordt geleegd door de praktijkhouder.

6. Privacy in de publieke ruimtes van het gebouw

6.1 In het Anton-Jurgenshuis zijn meerdere organisaties gevestigd, u hoeft zich bij de hoofdingang niet te identificeren.
6.2 Wachtkamer en toiletten van de eerste verdieping van Schadewijkstraat 6a zijn voor gezamenlijk gebruik door de organisaties de desbetreffende vleugel.
6.3 De wachtkamer bevindt zich aan het eind van een zijgang van een looproute. Vanuit deze wachtkamer zijn spreekkamerdeur en looproute niet zichtbaar.
6.4 Wij kunnen niet inschatten of u in de gangen, toiletten of wachtkamer iemand tegenkomt die u kent. Mocht u dit uit oogpunt van uw privacy vervelend vinden, dan kunt u dit bij uw therapeut aangeven. We plannen desgewenst een afspraak in op een tijdstip waarop er geen andere bezoekers in de praktijk zijn.

7. Privacy in de spreekkamer

7.1 Uw therapeut valt onder het beroepsgeheim. Het beroepsgeheim is de plicht om te zwijgen over feiten en gegevens van derden, die iemand bij het uitoefenen van zijn beroep te weten is gekomen. Het wordt ook wel zwijgplicht genoemd.
7.2 Soms wordt het beroepsgeheim verbroken. Sinds 2013 zijn alle hulpverleners verplicht de meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling te gebruiken.
7.3 Er worden geen geluids- of video-opnames gemaakt in de spreekkamer. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt.

8. Beveiliging digitale gegevens

8.1 Beveiliging website: er is een SSL certificaat voor de website (te herkennen aan https in de adresbalk en bij de meeste browsers een groen hangslotje).
8.2 Voor het ontvangen van privacy-gevoelige mailberichten is een beveiligde mailbox ingericht met het volgende adres: info@haptonomiemaasland.nl.
8.3 De WiFi verbinding wordt niet gedeeld met cliënten of andere bezoekers. WiFi verbinding en overige computer apparatuur zijn met degelijke wachtwoorden beveiligd.
8.4 Er worden in deze praktijk geen digitale beeld- of geluidsopnamen gemaakt of opgeslagen. Niet door de therapeut, maar ook niet door de cliënt. Uitzonderingen zijn eventueel mogelijk, maar dienen schriftelijk vastgelegd te worden in een document met handtekening. Dit document wordt ingescand en opgeslagen in het cliëntendossier.
8.5 De digitaal opgeslagen dossiers zijn beveiligd met een degelijk wachtwoord dat uitsluitend bekend is bij uw therapeut.